O spoločnosti Reklamnidarky.cz
Reklamnidarky.cz sa zaoberajú predajom a potlačou reklamných predmetov. Rodinná firma dodáva produkty firmám, školám a inštitúciám v Českej republike aj v zahraničí a pripravuje aj zákazky pre športové podujatia.
S postupným rastom sa zvýšil počet objednávok aj nároky na ich spracovanie. Prevádzka, ktorú predtým zvládali e-maily a kancelárske aplikácie, potrebovala spoločnú evidenciu a prehľad o tom, v akom stave sú jednotlivé zákazky.
Východisková situácia
Objednávky a dopyty prichádzali e-mailom. Ponuky sa pripravovali ručne vo Worde, prevádzkové prehľady sa zostavovali v Exceli a prijaté faktúry sa prepisovali z PDF do účtovníctva.
Vlastné weby a interný systém firmy neboli prepojené s účtovníctvom. Zistenie aktuálneho stavu zákazky alebo príprava prehľadu pre vedenie preto vyžadovali dohľadávanie a spracovanie údajov z viacerých miest.
Zadaním pre Synwase bolo zjednotiť objednávky, účtovníctvo a každodennú prevádzku a sprístupniť aktuálne údaje majiteľovi aj externej účtovníčke.
Prepojenie webov a interného systému
Odoo sme napojili cez API na vlastné weby a interný systém zákazníka. Objednávky z jednotlivých kanálov sa tak dostávajú do spoločnej evidencie, kde je dostupný ich stav a história.
Na objednávky nadväzujú ponuky, expedícia a fakturácia. Obchodná aj účtovná časť prevádzky pracujú v rovnakom prostredí a súvisiace údaje netreba znova prepisovať do samostatných dokumentov.
- Predaj a objednávky: spoločná evidencia dopytov, ponúk a objednávok.
- Sklad a expedícia: nadväznosť na ďalšie kroky vybavenia zákazky.
- Účtovníctvo a banka: prijaté faktúry, bankové výpisy a párovanie platieb.
- Online prehľady: dostupné údaje o prevádzke aj z mobilného telefónu.
Spracovanie dopytov z e-mailu
Časť B2B zákazníkov posiela zadanie voľným textom v e-maile. Pre tento spôsob objednávania sme nasadili riešenie Synwase na vyťaženie údajov a založenie objednávky v Odoo.
Pracovník prepošle e-mail na vyhradenú adresu. Systém z neho pripraví kontakt, položky, množstvá a termín a založí objednávku. Obchodník následne skontroluje navrhnuté údaje a potvrdí ich.
Tento postup zachováva spôsob komunikácie, na ktorý sú zákazníci zvyknutí, a zároveň obmedzuje ručné prepisovanie zadania do systému.
Faktúry, bankové výpisy a podpisy
Pre prijaté faktúry sme doplnili OCR. Údaje z dokladov sa vyťažia na následnú kontrolu a spracovanie namiesto ručného zadávania jednotlivých položiek.
Banková integrácia zabezpečuje sťahovanie výpisov a párovanie platieb podľa variabilného symbolu. Účtovníčka tak môže pracovať so štruktúrovanými dátami a priebežne kontrolovať nadväznosť dokladov a úhrad.
Ponuky a zmluvy sa podpisujú elektronicky prostredníctvom Signi. Schvaľovanie preto nemusí zahŕňať tlač, skenovanie a opätovné posielanie dokumentov e-mailom.
„Najviac si cením, že mám firmu v mobile a všetko vidím online. Banku spárujem za pár sekúnd a externá účtovníčka má uzávierku hotovú výrazne rýchlejšie.“
Lukáš Klaškakonateľ, Reklamnidarky.cz
Prehľad o firme aj mimo kancelárie
Majiteľ má prístup k údajom o firme z počítača aj mobilného telefónu. Prehľady vychádzajú z dát v Odoo a netreba čakať na ručne zostavený report v Exceli.
Objednávky, faktúry a bankové operácie majú spoločné miesto. Firma je menej závislá od dohľadávania informácií v e-mailoch a externá účtovníčka môže pripravovať mesačnú uzávierku nad priebežne dostupnými podkladmi.
Rozsah spolupráce
Projekt zahŕňal prepojenie vlastných systémov cez API, nasadenie predaja, skladu a účtovníctva, vyťažovanie faktúr aj e-mailových dopytov, bankovú integráciu a elektronické podpisy Signi. Súčasťou sú aj online prehľady na každodenné riadenie firmy.