O spoločnosti Strideo
Strideo dodáva zákazkový merch a darčekové boxy pre agentúry a značky. Každá objednávka má iné zadanie — vlastnú potlač, termín dodania aj koncového zákazníka. Súčasťou zákazky je aj príprava grafiky, schvaľovanie náhľadov a odovzdanie tlačových dát do výroby.
Popri zákazkovom obchode firma prevádzkuje e-shop. Oba spôsoby predaja potrebujú pracovať s rovnakými produktmi a dostupnosťou tovaru, hoci samotný priebeh jednotlivých objednávok môže byť odlišný.
Východisková situácia
Pred implementáciou Odoo používalo Strideo štyri samostatné aplikácie. Caflou slúžilo na projekty a fakturáciu, Pipedrive na obchodné príležitosti, Pohoda na účtovníctvo a Shopify na e-shop.
Každý systém obsahoval vlastné údaje o zákazníkoch a zákazkách. Informácie sa medzi nimi prepisovali a účtovníctvo bolo oddelené od každodennej prevádzky. E-shop mal navyše vlastnú evidenciu produktov, skladu a objednávok. Zadania grafiky, náhľady a tlačové dáta sa hľadali v e-mailoch a na diskoch.
Cieľom spolupráce bolo prepojiť jednotlivé kroky zákazky a umožniť, aby obchod, projektové riadenie, sklad aj účtovníctvo pracovali nad spoločnými dátami.
Čo sme v Odoo nasadili
Obchodný proces začína v CRM. Z príležitosti vzniká ponuka a po jej potvrdení objednávka. Na ňu nadväzuje projekt, nákup, práca so skladom a fakturácia. Údaje o zákazníkovi a objednaných produktoch tak netreba znova zadávať v ďalšej aplikácii.
- CRM a predaj: príležitosti, ponuky a objednávky v spoločnom obchodnom procese.
- Projekty: riadenie jednotlivých zákaziek, úlohy podľa objednaného produktu a náklady priradené k projektu.
- Sklad a e-shop: spoločné produkty, cenníky a zásoby pre webový aj priamy predaj.
- Účtovníctvo: prevod z Pohody a česká lokalizácia pre DPH, hlásenia a ďalšie účtovné agendy.
Projekt vzniká pri potvrdení objednávky
Pri zákazkovom merchi sa niektoré kroky opakujú, ale ich konkrétna podoba závisí od produktu. Do Odoo sme preto doplnili úpravu, ktorá pri potvrdení objednávky automaticky založí projekt a pripraví úlohy podľa šablóny príslušného produktu.
Súčasne vznikne štruktúra priečinkov na Google Drive pre zadanie, náhľady na schválenie a tlačové dáta. Odkaz na priečinky je dostupný priamo z projektu. Podklady tak zostávajú spojené s konkrétnou zákazkou.
Nákup u dodávateľa a priame dodanie koncovému zákazníkovi sa premietajú do analytiky projektu. Pri jednotlivých zákazkách je vďaka tomu možné sledovať súvisiace náklady a výnosy.
Prevod účtovníctva a prijaté faktúry
Z Pohody sme previedli kompletný účtovný rok vrátane saldokonta a viacerých mien. Česká lokalizácia od Synwase pokrýva DPH, kontrolné aj súhrnné hlásenie, zálohové doklady a výkazy.
Súčasťou riešenia je aj vyťažovanie prijatých faktúr pomocou OCR. Údaje z dodávateľského PDF sa pripravia na kontrolu a následné zaúčtovanie namiesto ručného zadávania jednotlivých položiek.
„V Odoo sme nahradili Pipedrive, Pohodu, Shopify aj Caflou — všetko máme konečne na jednom mieste, vrátane e-shopu. Českú lokalizáciu k tomu dodáva Synwase, takže DPH aj výkazy idú priamo z Odoo.“
Petr Šlapalkonateľ, Strideo
Ako Strideo funguje dnes
Celá prevádzka beží v jednej databáze. Obchodný prípad, objednávka, projekt, skladové pohyby aj faktúry na seba v Odoo nadväzujú. E-shop predáva z toho istého skladu a podľa rovnakých cenníkov ako obchodné oddelenie.
Firma tak nemusí udržiavať štyri oddelené evidencie. Pri každej zákazke sú dostupné podklady, stav jednotlivých úloh aj ekonomické údaje. Účtovníctvo je súčasťou toho istého systému a nadväzuje priamo na prevádzku.
Odpadli tým aj licencie a predplatné štyroch samostatných aplikácií — Caflou, Pipedrive, Pohody aj Shopify — ktoré nahradila jedna licencia Odoo.